Cómo superar la procrastinación y mejorar tu productividad personal
Si la procrastinación es un problema que lastra tu productividad personal y que te agobia, aquí te traigo algunas soluciones que a mí me han ayudado.
Qué es la procrastinación y tipos de procrastinación
Lo primero de todo, ¿qué es la procrastinación? La procrastinación consiste en posponer, de forma más o menos deliberada, la realización de actividades o tareas importantes que deberíamos acometer. Suele tener un importante componente de autoengaño, de forma que siempre buscamos alguna excusa para no hacer lo que tenemos que hacer. Cuando hablamos de tareas importantes nos referimos a aquellas que de una forma u otra nos permiten acercarnos hacia la consecución de nuestros objetivos o que forman parte de nuestras principales responsabilidades.
En cuanto a los tipos de procrastinación yo distingo dos tipos: el primero de ellos es cuando no hacemos lo que tenemos que hacer y a cambio no hacemos nada útil, sustituyendo la tarea o actividad importante por algo más agradable o simplemente nos evadimos viendo la televisión o navegando por Internet. Este tipo de procrastinación es fácil de identificar y relativamente fácil de superar.
También hay que tener en cuenta que en ocasiones es necesario no hacer nada especialmente útil, simplemente pasar el rato, puesto que dentro de las horas que tiene un día también tiene que haber momentos para relajarse. No se puede vivir siempre pensando en que todo lo que se hace en todo momento tiene que ser productivo. El problema es cuando estos momentos de improductividad ocupan la inmensa mayoría de nuestro tiempo y nos dedicamos a no hacer absolutamente nada útil. Pero eso es otra historia de la que no voy a hablar hoy aquí.
El otro tipo de procrastinación es más difícil de identificar, y también de combatir, y tiene un mayor componente de autoengaño. Consiste en hacer tareas, incluso muchas tareas, y estar realmente ocupado, pero estas tareas o actividades realmente no son importantes sino que son secundarias o irrelevantes y podrían incluso dejar de hacerse en muchos casos, pero nos “conviene” hacerlas y sentirnos ocupados con ellas para no acometer las tareas o actividades importantes y que realmente debemos hacer. Esa sensación de estar haciendo algo, de sentirnos ocupados, fomenta el autoengaño, pero a la larga nos acabamos dando cuenta de que no hemos hecho lo que realmente teníamos que hacer para alcanzar nuestros objetivos.
Causas de la procrastinación
Personalmente creo que la mayoría de las personas, de una forma u otra, en mayor o menor medida procrastinamos. Conozco a muy pocas personas realmente disciplinadas que no procrastinen nunca o casi nunca. Pero, ¿por qué procrastinamos? Estas son algunas de las causas más comunes, todas ellas muy relacionadas entre sí:
- Exceso de perfeccionismo y miedo al fracaso. No queremos enfrentarnos a la posibilidad de fracaso o a que el resultado de la tarea que tenemos que realizar no sea el que nosotros mismos esperamos o que no sea lo que esperan los demás y nos autosaboteamos para no acometerla.
- Miedo a enfrentarnos a las posibles consecuencias de la realización de la tarea. Además del miedo a que el resultado de la tarea no sea satisfactorio para nosotros mismos o para los demás puede ocurrir que pospongamos tareas que nos avoquen a situaciones que en el fondo nos asusten o no queramos afrontar.
- Indecisión o miedo a tener que tomar decisiones difíciles. Evitamos tareas que nos puedan provocar el estrés de tener que tomar decisiones comprometidas, que posteriormente nos obliguen a enfrentarnos a situaciones no deseadas, al fracaso o a que nos juzguen los demás.
- No tener un compromiso claro con lo que nos hemos propuesto. En este caso solemos acometer la tarea cuando ya no hay más remedio que realizarla.
- Sentimiento de saturación. Cuando nos sentimos saturados de trabajo, con demasiada responsabilidad sobre nuestros hombros y en un estado continuo de urgencia y estrés puede ser difícil establecer prioridades y acometer las tareas importantes.
Técnicas para superar la procrastinación
¿Pero qué puedes hacer para no procrastinar o para procrastinar menos? Estas son algunas de las técnicas que yo aplico y que me suelen funcionar bastante bien:
- Aplica el principio de Pareto. El principio de Pareto, desde el punto de vista de la productividad personal, viene a decir que el 80% de nuestra productividad se debe al 20% de las tareas que realizamos. Estas cifras son aproximadas y no se pueden tomar al pie de la letra, pero lo importante de aplicar el principio de Pareto es que te ayudará a identificar claramente cuáles son tus tareas importantes, las que valen la pena, las que harán que progreses hacia la consecución de tus objetivos. Te ayudará a centrarte en las tareas importantes, dejando a un lado todas aquellas tareas que en muchos casos si no las hicieras no pasaría nada porque su aportación hacia la consecución de tus objetivos es mínima o incluso nula. Puede ocurrir que de esta manera descubras que estás haciendo tareas que además de que aborreces y pospones una y otra vez, resulta que no valen para nada y que puedes eliminar, lo que supone siempre una gran mejora en tu productividad personal. No hay nada peor en términos de productividad personal que hacer algo que no nos gusta y que además no nos acerca hacia la consecución de nuestros objetivos.
- Elije pocas tareas pero importantes para realizar en el día. Tener una lista interminable de tareas para realizar en un día, muchas de las cuales no son realmente importantes, hará que no te centres en aquellas tareas realmente importantes. Yo suelo elegir 3 ó 4 tareas importantes e intento realizarlas en el día. No siempre lo consigo, pero al menos sé que alguna de ellas la finalizo y avanzo en el resto. Para seleccionar esas 3 ó 4 tareas importantes te recomiendo que al final de la jornada o a primera hora de la mañana selecciones de entre todas tus tareas cuáles son aquellas tareas realmente importantes y cuales son urgentes. Evita meter en tu lista de tareas diarias aquellas tareas que no sean ni importantes ni urgentes.
- Escribe las tareas importantes que quieres acometer en el día en un trozo de papel y mantenlo siempre a la vista. Aunque uses una herramienta, seguramente tengas en ella cientos de tareas, por lo que escribir en un trozo de papel las 3 ó 4 tareas importantes que quieres realizar en el día y mantenerlo siempre a la vista te ayudará a centrarte única y exclusivamente en esas tareas. Si tienes claro y presente en todo momento qué tareas son importantes te será más difícil posponerlas.
- Divide las tareas especialmente grandes en tareas más pequeñas de forma que sean más “digeribles”. Cuando nos encontramos con tareas especialmente grandes, de las que además en muchos casos no tenemos ni idea de cuánto tiempo nos pueden llevar, tenemos tendencia de posponerlas. Es lo que Berto Pena en su blog ThinkWasabi denomina “tareas elefante”. Dividir las tareas grandes en tareas más pequeñas que puedas ir acometiendo paso a paso te ayudará a finalizar la tarea grande. Aquí te dejo dos enlaces muy interesantes de Berto Peña sobre este tema:
La técnica de “Divide y Trocea” para tareas y proyectos
Mi fórmula para hacer bien las “Tareas Elefante”
- Comprométete a dedicar una determinada cantidad de tiempo al día a una tarea que llevas tiempo posponiendo y que no acabas de acometer. Lo importante es que todos los días, pase lo que pase, le dediques una determinada cantidad de tiempo, que puede ser de únicamente 30 minutos, a esa tarea que se te resiste. Al final, pasados varios días, te darás cuenta de que la tarea ya estará bastante avanzada. Te recomiendo también, que si es posible, le dediques ese tiempo siempre a la misma hora, preferiblemente en las primeras horas de la mañana porque vas a estar más descansado, te será más fácil concentrarte y porque normalmente en esas horas es más difícil que te interrumpan.
- Empieza una tarea que llevas tiempo posponiendo, aunque sólo sea para dedicarle 10 ó 15 minutos. Muchas veces me ocurre que empiezo una tarea que llevaba tiempo posponiendo, cojo inercia, y en lugar de dedicarle los 10 ó 15 minutos que tenía inicialmente previstos, le acabo dedicando un par de horas y consigo finalizarla o al menos dejarla bastante avanzada. Aunque no la finalice, siempre que le dedique algo de tiempo, sean 10 minutos o 2 horas, esa tarea poco a poco va dejando de ser una tarea que me abrumaba y que llevaba tiempo evitando, para irla retomando en días sucesivos hasta que consigo finalizarla.
- Analiza por qué pospones algunas tareas, que miedos subyacen en la realización de esas tareas para que las estés posponiendo, qué estás tratando de evitar, por qué son tareas importantes para ti, qué esperas conseguir con la realización de esas tareas. Si analizas y racionalizas las causas por las que pospones determinadas tareas es más fácil que superes la procrastinación de esas tareas. También puede ocurrir que llegues a la conclusión de que no realizas esas tareas por falta de compromiso con lo que esperas conseguir de ellas. Puede ser que realmente no te conduzcan a nada o que te conduzcan a un objetivo que realmente no quieres y que quizás otros te hayan impuesto. En esos casos tal vez debas plantearte si realmente te interesa hacer esas tareas o si te corresponde a ti realizarlas.
- Elije metas u objetivos realistas y alcanzables. Está bien tener objetivos ambiciosos, pero no pretendas alcanzarlos de hoy para mañana. En el día a día tus objetivos deben ser realistas y sobre todo alcanzables en el corto o medio plazo. No renuncies a los grandes objetivos, aquellos que son muy ambiciosos, pero para alcanzarlos debes ir paso a paso, marcándote objetivos intermedios que puedas conseguir. De esta forma es más fácil acometer aquellas tareas que te llevarán a alcanzar los objetivos que te has propuesto. En caso contrario te sentirás primero abrumado y después frustrado porque no conseguirás nada de lo que te propones, y tu motivación caerá por los suelos, lo que al final hará que pospongas indefinidamente aquellas tareas importantes que te deberían acercar a tus objetivos.
- Intenta no ser tan perfeccionista. Una de las causas de la procrastinación es el exceso de perfeccionismo. El miedo a que el resultado de una tarea pueda no satisfacernos a nosotros mismos o a los demás puede hacer que evitemos una y otra vez acometer la realización de esa tarea. La solución es aceptar que no todo lo que hacemos es perfecto ni se acerca a la perfección. Es siempre mejor tener un borrador a tiempo que no tener nada porque queramos obtener un resultado perfecto inalcanzable. Siempre debemos dar lo mejor de nosotros mismos, pero el coste en tiempo de intentar obtener resultados que rozan la perfección puede no siempre compensar y en muchas ocasiones un buen resultado no perfecto es más que aceptable.
- Ten en cuenta la Ley de Parkinson y fija siempre plazos razonables y adecuados para la finalización de tus tareas. La Ley de Parkinson afirma que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine». Para que esto no ocurra, si tenemos un plazo que cumplir es más fácil que no nos dediquemos a remolonear, a darle mil vueltas a las cosas o a ser demasiado perfeccionistas y que finalicemos nuestras tareas en un tiempo razonable. Dedicarle demasiado tiempo a algo, sobre todo si no es importante, es muy improductivo.
- Controla las interrupciones. Las interrupciones en general no son buenas para la productividad personal porque nos desconcentran y frenan la inercia que llevamos mientras estamos realizando una tarea, y luego, una vez finalizada la interrupción, es necesario retomar la tarea y recuperar la concentración y la inercia que teníamos previamente, lo que no siempre es inmediato. Si además estamos centrados en la realización de una tarea importante pero que llevamos tiempo posponiendo, una interrupción puede ser la excusa perfecta para volver a posponer esa tarea. Por eso es importante controlar las interrupciones y únicamente permitir aquellas propiciadas por temas realmente urgentes que no pueden esperar y que se tienen que tratar en ese momento.
- Di no a aquellas peticiones o tareas que no son de tu responsabilidad. Está bien ayudar a los demás, pero cuando algo no cae claramente dentro de tu responsabilidad, o bien educadamente te niegas a ayudar, dejando claro que tienes tareas importantes que hacer, o bien le dedicas el tiempo justo y lo haces cuando no estés con algo importante para ti.
- Comprométete con otras personas con que vas realizar esa tarea que llevas tiempo posponiendo o que vas a alcanzar un determinado objetivo que se te resiste. Es más fácil engañarse a uno mismo que a los demás, y comprometerse con otras personas nos da un plus de responsabilidad que nos obliga a repriorizar nuestros compromisos.
- Pide ayuda para realizar una tarea que llevas tiempo posponiendo o delégala en alguien o incluso subcontrátala si te es posible. Esto es útil con aquellas tareas en las que no somos especialmente buenos y que por lo tanto nos echa para atrás acometerlas, ya que el resultado final seguramente no sea todo lo bueno que esperamos. Lo importante aquí es asumir que aunque te ayuden, tú sigues siendo el responsable último de esa tarea y no debes escudarte en los demás para eludir tus responsabilidades.
- Aplica la técnica Pomodoro. En ocasiones me toca hacer tareas que son importantes pero bastante tediosas. En esos casos aplico la técnica Pomodoro. La técnica Pomodoro consiste básicamente en dividir el tiempo en bloques de 25 minutos en los que nos dedicamos al cien por cien y con la máxima concentración en la realización de una única tarea. Entre cada bloque de 25 minutos realizamos descansos de 5 minutos y cada 4 bloques o pomodoros de 25 minutos hacemos un descanso algo más largo, de unos 15 ó 20 minutos. En mi caso 25 minutos, una vez que empiezo y consigo concentrarme en algo, es poco tiempo, y normalmente aplico mi propia versión que consiste en 55 minutos a tope y totalmente concentrado en la tarea que quiero acabar y 5 minutos de descanso. Únicamente aplico esta técnica en casos extremos, porque si estoy centrado en algo que no es demasiado tedioso o aburrido para mi, lo normal es que el tiempo pase casi sin darme cuenta, por lo que hacer una parada de 5 minutos cuando sólo llevo 25 de trabajo me supone parar la inercia que llevo y es contraproducente. Es por esto que utilizo esta técnica en contadas ocasiones y como último recurso cuando alguna tarea se me resiste de verdad, y cuando la aplico utilizo normalmente mi propia versión de 55 minutos.
- Por último, acepta que en parte vas a seguir procrastinando. No te sientas mal por ello. Lo importante es que sigas mejorando tu productividad personal y que mantengas la procrastinación dentro de unos niveles razonables, de forma que no lastre gravemente tu productividad personal. Para minimizar los efectos negativos de la procrastinación en tu productividad personal debes evitar que ésta se cebe en las tareas más importantes. Por otra parte, ten en cuenta también que no siempre estamos frescos, ni tenemos la máxima energía para acometer determinadas tareas, por lo que para esos momentos en los que no estamos al cien por cien puede ser bueno acometer tareas menos importantes que requieran menos energía.
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Y tú, ¿cómo superas la procrastinación? ¿Conocías estas técnicas? ¿Utilizas alguna otra técnica que creas que nos puede ayudar a procrastinar menos?
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