Cómo mejorar la productividad de tu equipo
En este post te traigo 4 sencillos consejos para mejorar la productividad de tu equipo.
Si eres responsable de un equipo de trabajo, tu productividad personal es directamente proporcional a la productividad de tu equipo. Si hasta ahora no lo has considerado de esta forma, estás muy equivocado, y seguramente no sólo no estás siendo todo lo productivo que deberías ser, sino que, lo que es más grave, no estás consiguiendo todos los objetivos profesionales que podrías conseguir.
Tener un equipo, y sin embargo pretender sacar todo el trabajo adelante como un lobo solitario a base de matarse a trabajar porque no se sabe delegar, es el camino directo al fracaso profesional e incluso personal.
Qué es la productividad personal y cómo mejorar la productividad de tu equipo
Pero empecemos por el principio, ¿qué es la productividad personal y qué significa ser productivo?
La productividad personal es la relación entre el trabajo útil realizado y el tiempo dedicado para realizarlo. Pero, ¿qué consideramos trabajo útil? Pues aquel que nos acerca realmente a nuestros objetivos. Por lo tanto, ser productivo es conseguir los objetivos que uno se propone dedicando un tiempo razonable.
Teniendo en cuenta esta definición, trabajar muchas horas sin más y sin un objetivo claro no es ser productivo. No se trata de trabajar más, sino de trabajar con más cabeza. Hacer muchas cosas, pero sin que realmente te acerquen a tus objetivos no tiene ningún sentido, y lo único que vas a conseguir es estar continuamente estresado. Créeme, sé de lo que hablo.
Ahora que ya tenemos claro que es la productividad personal (y que no lo es), te dejo 4 consejos que me han ayudado a mejorar la productividad de mi equipo y mi productividad.
1. Dedica la primera hora de la mañana a organizar tu día y el de tu equipo
Selecciona las tareas que vas a realizar en el día
Selecciona un número de tareas adecuado, aquellas que puedas hacer en un día, teniendo en cuenta además el número de horas de trabajo que tengas realmente disponibles. Descuenta reuniones, visitas, compromisos personales, …, y deja también algo de tiempo para las tareas imprevistas que puedan surgir.
Selecciona las tareas más importantes y planifica las primeras horas de la mañana para realizarlas
A la hora de organizar tu día es muy importante que planifiques para las primeras horas de la mañana aquellas tareas que son más importantes para alcanzar tus objetivos. Selecciona de una a tres tareas realmente importantes y trata de hacerlas antes de las 11 de la mañana.
Para el resto del día, si tienes demasiadas tareas, deja para otro día aquellas que no sean urgentes o importantes. Pregúntate, ¿qué pasa si hoy no hago esta tarea? Si tienes demasiadas tareas programadas para el día, y no pasa nada si pospones esa tarea, posponla.
Asigna y prioriza el trabajo de tu equipo
Además de organizar tu día, aprovecha también esa primera hora de la mañana para asignar y priorizar el trabajo que deben realizar tus colaboradores. Debes aprovechar toda la capacidad productiva que te proporciona contar con un equipo poniéndolo a trabajar en la dirección adecuada desde primera hora de la mañana.
Aprovecha para eliminar de tu lista de tareas aquellas que no sean necesarias
Por último, ya que estás revisando tus tareas, aprovecha para eliminar aquellas tareas que no te vayan a aportar nada o que ya no tenga ningún sentido realizarlas porque las circunstancias actuales ya no sean iguales que cuando las registraste. Hacer limpieza de la lista de tareas viene muy bien para enfocarte y no tener esa sensación tan estresante de tener demasiado trabajo pendiente.
2. Delega (más)
Como ya te he comentado al principio de este post, no ser capaz de delegar es un gravísimo problema que hará que ni tú ni tu equipo seáis realmente productivos.
Qué tareas delegar
Pero te preguntarás qué tareas debes delegar. Muy fácil: aquellas que estrictamente no sea necesario que realices tú. Tú trabajo como responsable debería limitarse casi exclusivamente a planificar y asignar trabajo, supervisar, priorizar y hacer seguimiento.
Confía en tu equipo
Sé que no es fácil delegar, y que las tareas que delegues no se van a hacer como tú las harías, pero tienes que confiar en tu equipo, ayudarle y hacerle crecer. De esta forma tu equipo cada vez será más productivo.
3. Mantén reuniones de seguimiento frecuentes con tu equipo
Guía a tu equipo hacia los objetivos
Como responsable de tu equipo es esencial que priorices, de entre todo lo que se puede hacer, que es lo realmente importante, aquello a lo que se debe dedicar tú equipo desde ya. Tú eres el líder de tu equipo y debes guiarlo para avanzar hacia los objetivos que te has marcado. No hay nada más improductivo que dedicar tiempo y esfuerzo a tareas que no nos conducen a nada.
Controla los riesgos
Además de priorizar, es muy importante que realices un control de riesgos de todos aquellos proyectos y asuntos que atañen a tu equipo. Se pierden muchas horas de trabajo y mucha energía en resolver problemas y errores que con un poco de control no deberían haberse producido.
Reuniones de seguimiento cortas pero frecuentes
Para hacer esta priorización y este control de riesgos es muy importante que realices reuniones de seguimiento con tu equipo. Respecto a la frecuencia de estas reuniones, es mejor hacer al menos un par de reuniones cortas a la semana que no una reunión maratoniana de vez en cuando.
4. Mantén a raya el correo electrónico
Mantén la bandeja de entrada de tu correo electrónico a cero al final del día
Nos guste o no, mucho trabajo entra a través del correo electrónico y no leer a tiempo un correo con un tema importante o urgente puede acarrearnos problemas que más tarde tendremos que gestionar, con la consiguiente pérdida de productividad que nos ocasiona que algo se salga de control.
Por lo tanto, trata de mantener la bandeja de entrada de tu correo electrónico a cero al final del día laboral y no dejes ningún correo sin procesar.
Cómo procesar el correo electrónico
El correo electrónico no se lee, se procesa. Para ello, debes empezar por los correos sin leer más antiguos y continuar por orden sin saltarte ninguno.
Es muy importante que con cada correo que proceses tomes una decisión rápida sobre lo que hacer con él: leerlo sin más, borrarlo, responder con otro correo, reenviarlo o considerarlo una tarea que, o bien realizas en el momento, si no te va a llevar mucho más de 2 minutos realizarla, o bien la pospones para realizarla en otro momento.
Cuándo procesar el correo electrónico
Es muy importante que no cometas el error de estar continuamente chequeando si te ha llegado un correo nuevo.
Dedica momentos concretos del día a procesar el correo electrónico, y evita a toda costa que lo primero que hagas por la mañana, según empiezas a trabajar, sea leer el correo electrónico. Lo primero es organizar tu día y el de tu equipo, y hacer las tareas más importantes del día, así que no dejes que ningún correo electrónico cambie tu agenda ni tus prioridades durante las primeras horas de la mañana. No deberías empezar a leer el correo hasta las 11 de la mañana o incluso las 12 del mediodía.
Normalmente con procesar el correo electrónico un par de veces al día es más que suficiente para mantener la bandeja de entrada bajo control y que no se empiecen a acumular los correos pendientes de leer.
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Cuéntanos en los comentarios qué te ha parecido este post. ¿Crees que estos 4 consejos pueden ayudar a que tu equipo y tú seáis más productivos?
Muchas gracias por leer mis posts.
