Zen To Done o cómo ser más productivo sin complicaciones
En este post te cuento cómo está siendo mi paso al sistema de productividad personal Zen To Done (ZTD) desde el conocido Getting Things Done (GTD).
Getting Things Done (GTD)
No te sabría decir cuándo comencé a utilizar el sistema de productividad personal Getting Things Done (GTD) de David Allen, pero cuando no utilizaba ningún sistema mi día a día era un caos. Todo lo tenía en la cabeza, con todo el estrés que eso me generaba, y con el riesgo de que algo importante se me pudiera pasar y se quedara sin hacer.
A medida que fui adquiriendo más responsabilidades en mi trabajo, y más y más cosas que hacer, no tener un sistema para organizar el trabajo se convirtió en un verdadero problema. Hasta que un día descubrí GTD y a partir de entonces todo fue un poco mejor.
Por si no lo conoces, Getting Things Done (GTD) es un método para gestionar eficazmente las tareas, compromisos y responsabilidades profesionales y personales sin la necesidad de tenerlas en tu mente, lo que te libera de estrés.
Otro aspecto que considero importante en GTD es que propone que todo lo que haya que hacer se organice dentro de proyectos, y que para cada proyecto se identifiquen cuáles son las siguientes acciones que se deben realizar.
Si quieres saber más sobre GTD te recomiendo que leas alguno de los libros de David Allen sobre el sistema:
Zen To Done (ZTD)
Hasta el verano pasado, salvo durante unos meses hará un par de años en los que estuve experimentando con los sistemas Autofocus de Mark Forster, estuve utilizando GTD.
Sin embargo, a principios de verano me encontré con el libro Zen To Done The Ultimate Simple Productivity System de Leo Babauta y fue todo un descubrimiento. Lo estuve leyendo durante un par de semanas y en cuanto lo terminé de leer empecé a incorporar alguno de los hábitos que propone.
Mis motivos para cambiar de Zen To Done (ZTD) a Getting Things Done (GTD)
¿Por qué me gusta más ZTD que GTD? ¿Qué me aporta ZTD que no me aportaba GTD?
Es más simple, aunque tenga 10 hábitos
ZTD simplifica tu vida. De hecho, uno de los hábitos que propone es simplificar la lista de tareas eliminando todas aquellas que no sean realmente necesarias.
También propone que las listas en las que se organizan las tareas sean las menos posibles, a diferencia de GTD en el que casi cualquier cosa requiere un proyecto.
Otro ejemplo de simplicidad es la propuesta de enfocarse únicamente en un objetivo cada vez, aunque se tengan varios objetivos anuales.
Es más fácil de entender
El libro de Leo Babauta tiene 82 páginas y todo lo que cuenta en él está muy bien explicado, a diferencia del método de David Allen que requiere leerse más de 250 páginas de cualquiera de sus libros sobre GTD, y donde los distintos conceptos que expone podrían explicarse de una forma más clara.
Es flexible
Puedes adoptar parte de los hábitos del sistema e irlos incorporando progresivamente en lugar de todos de una sola vez. Cuenta incluso con una versión minimalista, que Leo Babauta denomina Minimal ZTD, y que únicamente tiene 4 de los 10 hábitos del sistema.
Está más orientado a los objetivos
Enlaza de forma clara y sencilla las tareas con los objetivos, algo que en GTD no he sido capaz de hacer, mediante la utilización de subobjetivos u objetivos a corto plazo (a conseguir en una o dos semanas).
Evoluciona y mejora GTD
Aprovecha lo bueno de GTD, como por ejemplo la regla de los 2 minutos, e incorpora conceptos muy interesantes que ayudan a mejorar la productividad personal como son las Big Rocks, las Most Important Things o las rutinas.
¿Qué ha cambiado con la adopción de ZTD?
¿Soy más productivo con ZTD? ¿En qué ha mejorado mi vida desde que he cambiado de GTD a ZTD?
Flujo de trabajo más claro y estructurado
A día de hoy he incorporado 4 de los 10 hábitos que propone ZTD y estoy incorporando el quinto, sin embargo, a pesar de utilizar menos del 50% del sistema, mi flujo de trabajo es más claro y estructurado, y sé mejor que antes qué es lo que tengo que hacer y en qué momento.
Menos procrastinación
Otro de los aspectos en los que he mejorado es que todos los días proceso mi bandeja de entrada, tanto la del correo electrónico como la de Todoist (la aplicación que utilizo para gestionar mis listas de tareas y una de las que Leo Babauta recomienda en su libro), y no dejo ni un solo elemento sin procesar.
Vaciar diariamente mi bandeja de entrada hace que procrastine menos y que todo el trabajo que entra sea procesado en el día, evitando que se acumulen los correos y las tareas sin atender, lo que antes me agobiaba bastante.
Priorizo mejor
Otro cambio importante es que priorizo mejor lo que tengo que hacer, ya que todas las semanas, normalmente el domingo por la tarde, decido cuales son las tareas más importantes para la semana que entra (Big Rocks), y diariamente, casi siempre al final de la tarde, las más importantes para día siguiente (MITs).
La importancia de algunas de estas tareas viene determinada por el hecho de que me ayudan a avanzar hacia mis objetivos.
Más cerca de alcanzar mis objetivos anuales
Establecer objetivos que se deben conseguir en una o dos semanas (objetivos a corto plazo), y que estos objetivos intermedios estén alineados con mis objetivos anuales me está ayudando a avanzar paso a paso hacia la consecución de esos objetivos anuales.
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Y tú, ¿utilizas algún sistema de productividad personal? ¿Conocías Getting Things Done (GTD) o Zen To Done (ZTD) antes de leer este post? ¿Crees que alguno de estos sistemas te puede ayudar a ser más productivo o a tener una vida un poco mejor?
